En cette période de confinement, beaucoup d’entreprises se sont adaptées et développent de nouveaux outils au service de leurs équipes.

La nécessité de maintenir l’activité économique et sociale de l’entreprise dans un contexte où le présentiel est délicat impose de trouver de nouvelles modalités pour signer de manière sécurisée les différents documents indispensables à la vie de l’entreprise.

Dans ces conditions, le recours à la signature électronique est parfaitement envisageable et sécurisé, mais sous certaines conditions.

Depuis la Loi n°2000-230 du 13 mars 2000, la signature électronique dispose de la même force probante que la signature manuscrite. L’article 1367 du Code Civil prévoit ainsi que la signature électronique est une preuve littérale au même titre qu’une signature manuscrite.

Il convient cependant de différencier la fiabilité de la signature électronique selon le procédé technique utilisé. Ainsi, si certaines entreprises se contentent de scanner une signature manuscrite avant de l’apposer sur un document et d’envoyer le tout par courriel, cette méthode ne permet pas d’identifier le signataire de manière univoque et n’offre qu’un faible niveau de sécurité. À ce titre, elle pourrait donc être sujette à caution.

En effet, seule la signature dite « avancée » ou « qualifiée » et réalisée par un prestataire de services de certification électronique bénéficie d’une présomption de fiabilité.

Selon le Règlement européen eIDAS n°910/2014 du 23 juillet 2014, la signature électronique « avancée » doit répondre aux critères suivants :

• Être liée au signataire de manière univoque ;
• Permettre d’identifier le signataire ;
• Avoir été créée à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif ;
• Être liée aux données associées à cette signature de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable.

En pratique, ce procédé permettra de régulariser un certain nombre de documents (embauche, procédure disciplinaire, note de service, etc.), mais également de signer des accords collectifs à distance et ce quel que soit le niveau de négociation (branche ou entreprise), comme le rappelle de Ministère du Travail (« Questions/réponses pour les entreprises » publié sur le site travail-emploi.gouv.fr).

Cette possibilité est particulièrement bienvenue dans un contexte où le dialogue social est encouragé, voire indispensable, pour mettre en place certains aménagements du temps de travail (notamment pour imposer la prise de congés payés).

De nombreux prestataires en ligne proposent un service payant de signature électronique avancée (entre 20 et 50 € par utilisateur et par mois).

Enfin, la signature « qualifiée » qui repose sur un certificat qualifié de signature électronique plus contraignant pourra être réservée à certains cas spécifiques (actes authentiques, actes avec des organismes publics, etc.).