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CSE, RGPD, Loi Avenir professionnel : Etes-vous bien à jour de votre BDES ? Une adaptation nécessaire et autorisée

Au moment où les entreprises finalisent la mise en place de leur CSE, la fin de l’année 2019 sera l’occasion de se pencher sur la BDES.

En effet, instituée par la loi de sécurisation de l’emploi du 14 juin 2013, la Base de données économiques et sociales doit obligatoirement être mise en place dans les entreprises comptant au moins 50 salariés. L’article L. 2312-18 du Code du travail la définit comme « l’ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes que l’employeur met à disposition du comité social et économique ».

La BDES sert de base aux consultations périodiques obligatoires du CSE. Par nature son contenu évolue afin d’être conforme aux règles spécifiques au CSE. Pour ce faire, le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 ainsi que les articles R. 2312-7 et suivants détaillent le contenu de la BDES en fonction de l’effectif de l’entreprise et en l’absence d’accord spécifique sur ce thème.

Les grands thèmes restent pour la plupart inchangés mais le contenu de la BDES est davantage détaillé et certaines informations sont précisément visées, ce qui n’était pas le cas antérieurement (motifs de recours des CDD, mesures envisagées en ce qui concerne l’amélioration, le renouvellement ou la transformation des méthodes de production et d’exploitation…).

Dans les entreprises de plus de 300 salariés, toutes les informations du bilan social sont désormais intégrées dans la BDES et le code du travail ne distingue plus d’article spécifique relatif au contenu du bilan social.

Le haut niveau de détail désormais fixé, par le Code du travail, au contenu de la BDES, ne peut être parfaitement adapté à toutes les configurations et à tous les domaines d’activité. Le législateur autorise donc les entreprises à en adapter le contenu aux réalités de l’entreprise par voie d’accord collectif.

En effet, l’article L.2312-21 du Code du travail issu d’une des ordonnances du 22 septembre 2017, autorise désormais la négociation de l’organisation, l’architecture, le contenu et les modalités de fonctionnement de la BDES par voie d’accord d’entreprise majoritaire ou, en l’absence de délégué syndical, d’accord entre l’employeur et le CSE adopté à la majorité.

Il est ainsi possible d’adapter son contenu et ses modalités de fonctionnement aux spécificités de l’entreprise. Certains thèmes demeurent d’ordre public (l’investissement social, l’investissement matériel et immatériel, l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’entreprise, les fonds propres, l’endettement, l’ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants, les activités sociales et culturelles, la rémunération des financeurs, les flux financiers à destination de l’entreprise). En revanche, la plus grande latitude est donnée aux partenaires sociaux afin d’adapter les indicateurs précis illustrant ces thèmes.

Certains thèmes, tels que les informations relatives à la sous-traitance (partenariats) et aux transferts commerciaux et financiers pour les entreprises appartenant à un groupe, peuvent être supprimés.

Enfin, il peut aussi être opportun d’adapter la périodicité des informations contenues, et ainsi d’éviter d’y faire figurer les informations sur les 2 années précédentes et les perspectives sur les 3 années suivantes.

L’ouverture d’une négociation d’entreprise sur ce thème peut également être l’occasion de s’assurer de la conformité de la BDES aux récentes évolutions de la législation, et notamment :

  • Les ordonnances de mise en place du CSE ;
  • Le Règlement européen sur la protection des données ;
  • La loi Avenir Professionnel.

BDES et mise en place du CSE :

Le contenu, le périmètre et le fonctionnement de la BDES peuvent être adaptés aux spécificités du CSE de l’entreprise.

Il est ainsi envisageable d’harmoniser le périmètre de la BDES avec celui de l’institution mais également de faire de la BDES le support unique d’information et de consultation du CSE en prévoyant que toutes les informations, même relevant d’une information-consultation ponctuelle, doivent y figurer.

BDES et respect du RGPD :

Le contenu et le fonctionnement de la BDES ont également été impactés par le Règlement européen sur la protection des données (RGPD) entré en vigueur le 25 mai 2018.

En effet, il est probable que la BDES contienne un certain nombre de données personnelles, de manière directe ou indirecte.

L’employeur doit donc veiller à respecter le RGPD dans l’élaboration de ce document, c’est-à-dire :

  • Mentionner la BDES dans le registre des traitements ;
  • S’assurer de la sécurisation des données contenues. Si le Code du travail n’impose un support numérique que pour les entreprises d’au moins 300 salariés, ce type de support est à privilégier pour l’ensemble des entreprises, un document papier offrant plus difficilement les conditions de sécurité et de confidentialité imposées par la CNIL. Il est plus facile d’assurer un niveau de sécurité élevé, notamment en cryptant les données et les accès des différents représentants à la BDES ou en limitant l’accès par l’attribution d’un mot de passe.

Là encore, il pourra être opportun de fixer le format et les conditions d’accès par voie d’accord d’entreprise. Une précaution à avoir en tête : si les modalités d’accès amènent l’entreprise à collecter des données personnelles, ce nouveau traitement devra également être déclaré dans le registre des traitements.

BDES et loi Avenir Professionnel :

La loi Avenir Professionnel du 5 septembre 2018 emporte également des conséquences sur la BDES puisqu’elle conduit les employeurs à y ajouter deux nouveaux types d’informations:

  • l’égalité de rémunération entre les femmes et les hommes : la BDES doit désormais contenir chaque année les indicateurs relatifs aux écarts de rémunération entre les femmes et les hommes et les actions instaurées pour les supprimer.
  • la formation professionnelle : la BDES devra désormais contenir des informations sur la mise en œuvre des entretiens professionnels mais aussi sur l’état des lieux récapitulatifs au bout de 6 ans dont le non-respect au 1er janvier 2021 sera sanctionné d’une contribution de 3.000 euros par salarié.

Là encore, le contenu de la BDES devra s’articuler avec la politique sociale de l’entreprise dans ces deux domaines.

En autorisant chaque entreprise à adapter sa BDES à ses propres spécificités, le législateur lui donne ainsi l’occasion de faire de cette base de données un véritable outil du dialogue social.

La négociation doit se préparer en amont afin de rectifier les dysfonctionnements antérieurs mais également de pouvoir prendre des mesures concrètes permettant d’en optimiser le fonctionnement et fluidifier le fonctionnement des nouveaux CSE.

le 03/10/2019

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